13 نکته‌ در مدیریت زمان که زندگی شما را تغییر می‌دهد

13 نکته‌ در مدیریت زمان که زندگی شما را تغییر می‌دهد

مدیریت زمان یکی از مهارت‌های مهم در زندگی بوده که می‌تواند تغییرات اساسی در زندگی شما (شخصی و شغلی) ایجاد کند. اگر شما به صورت بهینه از زمان خود استفاده نمی‌کنید دیر یا زود دچار نقص در فعالیت‌های زندگی خود می‌شوید. زمان به قدری در زندگی ارزشمند است که باید به کارآمدترین روش‌های ممکن از آن استفاده کنید. تنها زمانی که مهارت مدیریت زمان را آموخته باشیم می‌توانیم در زندگی خود تغییرات مثبت ایجاد کنیم.

به منظور کنترل و بهره‌وری از تمامی دقیقه‌های زندگی باید مدیریت زمان مؤثر را بشناسید و بدانید که چگونه آن را مدیریت کنید.

تنها زمانی که مهارت مدیریت زمان را آموخته باشیم می‌توانیم در زندگی خود تغییرات مثبت ایجاد کنیم. به منظور کنترل و بهره‌وری از تمامی دقیقه‌های زندگی باید مدیریت زمان مؤثر را بشناسید و بدانید که چگونه آن را مدیریت کنید.
کسب مهارت های مدیریت زمان

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان هماهنگی وظایف و فعالیت‌ها به منظور به حداکثر رساندن نتیجه‌ تلاش‌های فردی است. در نهایت مدیریت زمان به افراد این امکان را می‌دهد که کارها را به صورت مؤثر در کمترین زمان ممکن انجام دهند.

چرا مدیریت زمان مهم است؟

یادگیری مدیریت زمان می‌تواند تأثیر فوق‌العاده مثبتی خصوصاً بر زندگی شغلی شما داشته باشد. بنابراین به صورت خلاصه نگاهی به فواید آن بیاندازیم.

  • مدیریت بهتر وظایف
  • بهره‌وری بالاتر
  • کاهش استرس و اضطراب
  • بالانس بهتر زندگی و شغل

برخلاف موارد ذکر شده اگر شما فاقد مدیریت زمان باشید:

  • عدم توانایی در انجام وظایف در زمان مقرر
  • کاهش کیفیت فعالیت انجام شده
  • استرس و اضطراب بالا
  • افزایش تعداد موارد شکست

با مدیریت زمان مؤثر، کارمندان به آسانی قادر به مدیریت ساعت‌های کاری خود بوده و بیشترین اثربخشی را تجربه خواهید کرد. زمانی که امور براساس برنامه‌ریزی پیش برود کارمندان خلاق‌تر و شادتر بوده و زمان کمتری تلف خواهند کرد. بنابراین یادگیری مدیریت زمان و تکنیک‌های آن می‌تواند شغل شما را دگرگون کند.

مهارت‌های مدیریت زمان چیست؟

برخی افراد زمان کافی برای انجام هرکاری را دارند، در حالی که بسیاری برای انجام هر فعالیتی زمان کافی ندارند. این به سادگی نشان می‌دهد که مدیریت زمان برای انجام فعالیت‌ها و وظایف بیشترین اهمیت را دارد. مهارت‌های مدیریت زمان مجموعه‌ای از مهارت‌ها بوده که توسط آن قادر به هماهنگی فعالیت‌ها خواهید بود. برخی از این مهارت‌ها شامل موارد زیر هستند:

  • منظم باشید
  • فعالیت‌های خود را اولویت‌بندی کنید
  • اهداف خود را به وضوح مشخص کنید
  • در برقراری ارتباط با دیگران مهارت داشته باشید
  • روزانه‌ برنامه‌ریزی مؤثر داشته باشید
  • وظایف و فعالیت‌ها را برون‌سپاری کنید
  • استرس را به شکل مثبت مدیریت کنید
مدیریت زمان هماهنگی وظایف و فعالیت‌ها به منظور به حداکثر رساندن نتیجه‌ تلاش‌های فردی است. در نهایت مدیریت زمان به افراد این امکان را می‌دهد که کارها را به صورت مؤثر در کمترین زمان ممکن انجام دهند.
تکنیک های مدیریت زمان

چگونه قادر به بهبود مهارت‌های مدیریت زمان خواهیم بود؟

حال که شما اهمیت مدیریت زمان را می‌دانید، باید نکات قدرتمند زیر را به منظور مدیریت هوشمندانه‌ زمان بدانید. در ادامه مجموعه‌ای از تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت زمان به منظور دستیابی به موفقیت‌ ذکر شده است.

  1. زودتر از خواب بلند شوید، روز خود را بلندتر کنید

تمامی ما 24 ساعت در روز داریم. اگرچه ممکن نیست که تعداد ساعت‌های یک روز را افزایش دهیم اما با بیدار شدن زودتر از خواب نسبت به افراد دیگر روز طولانی‌تری خواهیم داشت. به صورت ایده‌آل بدن انسان بین 6 تا 8 ساعت خواب در روز نیاز دارد تا دچار کاهش انرژی در طول روز نگردد.

با کوک کردن ساعت خود 15 دقیقه زودتر نسبت به قبل شروع کنید و به آرامی این میزان را بیشتر کنید. شما می‌توانید از این تایم برای ورزش کردن، مدیتیشن و یا اولویت‌بندی کارها استفاده کنید. در نهایت شما بهره‌وری روزانه را افزایش داده و از زمان خود به صورت بهتری استفاده کرده‌اید.

  1. اهداف هوشمندانه داشته باشید، رویاپردازی نکنید

آیا می‌دانید تعیین اهداف می‌تواند درست و یا غلط انجام شود؟ اگر هدف شما ارزش سود حاصله را نداشته باشد، ممکن است کم‌اهمیت جلوه پیدا کند و از دست برود. از طرف دیگر اگر اهداف رویایی داشته باشید از رسیدن به آن جا مانده و امید خود را از دست می‌دهید. بنابراین اهداف خود را به صورت صحیح انتخاب کنید، طوری که تمامی آن‌ها در راستای اهداف بزرگ زندگی شما قرار بگیرند.

اهداف شما باید اختصاصی، قابل‌اندازه‌گیری، قابل‌دستیابی، واقع‌گرایانه و براساس زمان باشد. این اهداف یک ساختار بی‌پرده در زندگی شغلی شما ایجاد می‌کند و شما را قادر می‌سازد که برای آن آمادگی‌های لازم را کسب کنید.

  1. یک نرم‌افزار خوب جهت ردیابی زمان روزانه‌ خود انتخاب کنید

یکی از راحت‌ترین راه‌ها به منظور نظارت بر زمان روزانه‌ خود، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت زمان است. با این نرم‌افزارها قادر به تخمین زمان برای هر کار، ردیابی زمان صرف‌شده برای هر فعالیت و ثبت تمامی لحظات صرف‌شده برای وظایف و فعالیت‌ها خواهید بود.

به عنوان مثال، اگر بر روی یک پروژه کار می‌کنید، می‌توانید تخمین زمان برای فعالیت‌ها و زیرمجموعه‌های آن را انجام دهید. نرم‌افزارهایی مانند proofhub قادر به انجام این کار خواهند بود.

  1. فعالیت‌های MIT را نظارت کنید

MIT وظایف بسیار مهمی هستند. یک جمله‌ معروف از مارک توآن وجود دارد که “صبح زود یک قورباغه‌ زنده را بخورید و مطمئن باشید تا آخر روز هیچ اتفاق بدتری برای شما نخواهد افتاد”. منظور این جمله آن است که سخت‌ترین کارهای خود را در اوایل روز انجام دهید و اگر دو یا چند قورباغه برای انجام دارید بزرگترین آن را اول از همه انجام دهید.

مدیریت زمان و اولویت‌بندی کارها با یکدیگر اثربخش بوده و باید همراه هم انجام شوند. شما تنها زمانی قادر به مدیریت زمان خود خواهید بود که بدانید کدام کار و فعالیت باید در چه زمانی انجام شود.

  1. محدوده‌ خود را بشناسید

حتماً متوجه شده‌اید که در ساعات بخصوصی تمرکز بیشتری دارید. این زمانی اتفاق می‌افتد که ذهن شما در هارمونی کامل با شرایط خارجی قرار دارد. برخی از آن به نام جریان یاد می‌کنند، در حالی که باقی به آن محدوده می‌گویند. شناسایی محدوده یا جریان خود می‌تواند مستقیماً با بهره‌وری درست از زمان شما در ارتباط باشد.

  1. عواملی که به اهداف شما مرتبط نیستند را حذف کنید

ایمیل‌ها، تماس‌های تلفنی و شبکه‌های اجتماعی از متداولترین و همچنین بزرگترین عوامل حواس‌پرتی در مدیریت زمان محسوب می‌شوند. تحقیقات نشان داده که حدود 759 ساعت در سال به صورت بیهوده صرف عوامل ذکر شده می‌گردد. تمامی این عوامل باعث می‌شود  فعالیتی که باید 60 دقیقه به طول بیانجامد تا 3 ساعت زمان ببرد. زمانی که شما بر روی وظایف با اولویت بالا کار می‌کنید باید تلفن همراه خود را روی سایلنت قرار داده و اینترنت خود را قطع کنید. با انجام این عمل متوجه می‌شوید که زمان بسیاری ذخیره کرده‌اید و بهره‌وری خود را به سطوح بالاتری رسانده‌اید.

  1. چند کار را با هم انجام ندهید؛ کیفیت مهمتر از کمیت است

اگر شما به این که چند عمل را باهم انجام می‌دهید افتخار می‌کنید باید این موضوع را بدانید. بر طبق یک تحقیق انجام شده، تنها 2 درصد افراد می‌توانند چند فعالیت را با حداکثر بهره‌وری انجام دهند. برای باقی 98 درصد مردم، انجام چند فعالیت در واقع زمان آن‌ها را هدر داده و بهره‌وری کلی را کاهش می‌دهد.

به جای تقسیم تمرکز خود بر سه چیز متفاوت، بهتر است تمام تمرکز خود را بر یک چیز قرار داده و به نحو احسنت انجام دهید. برای انجام صحیح چند فعالیت، جعبه‌های زمانی را امتحان کنید. این بدین معنی است که برای وظایف و فعالیت‌های خود زمان مشخصی تعیین کنید.

  1. بین فعالیت‌ها، استراحت‌های کوتاه داشته باشید

استراحت مناسب یکی از استراتژی‌های مهم در مدیریت زمان شما است. بیایید دو سناریو را با هم بررسی کنیم. در داستان اول یک تیم را فرض کنید که یک وظیفه را 5 تا 7 ساعت پشت سر هم انجام می‌دهند. در مقابل تیمی را در نظر داشته باشید که همان وظیفه را با چندین زمان استراحت انجام می‌دهند. به نظر شما کدام تیم موفق‌تر عمل خواهد کرد؟

مدیریت زمان هوشمندانه‌تر به این معنی نیست که وظایف و فعالیت‌ها را پشت سر هم و با تراکم انجام دهید. در نظر داشته باشید که عدم‌وجود استراحت، کیفیت انجام کارهای شما را کاهش می‌دهد.

  1. انگیزه پیدا کنید؛ ویدئو، جملات و صداهای انگیزشی

انجام فعالیت‌های از پیش تعیین‌شده یا الگوهای خاص می‌تواند خسته‌کننده باشد. تمرکز بر یک فعالیت بدون داشتن انگیزه‌ کافی بسیار مشکل است. به جای هدر دادن زمان خود بر یک فعالیتی که سازنده نیست، بر روی انگیزه‌ خود بر فعالیت‌های مهمتر کار کنید. سخنان انگیزشی را بر روی کاغذ بنویسید و در جای جای میز خود بچسبانید. ویدئوهای TED را تماشا کنید و از کلیپ‌های انگیزشی استفاده کنید.

  1. حداقل 6 تا 8 ساعت در روز بخوابید

کیفیت و کمیت خواب شما در روز، بر میزان تمرکز شما بر فعالیت‌ها اثر مستقیم دارد. عدم‌خواب کافی در روز می‌تواند باعث آسیب‌های جسمانی و روانی گردد. ذهن شما برای تعیین تصمیم‌های درست و منطقی نیازمند خواب کافی است. برای خواب خود یک برنامه‌ریزی ثابت داشته باشید و سعی کنید به آن عادت کنید.

  1. کمتر کار کنید اما مؤثر

انجام امور بیش از توان، یک ایده‌ بسیار بد است. کسانی که دارای موفقیت‌های بزرگ هستند با پرداختن به حداقل امور بیشترین بازدهی را دارند. زمانی که شما کارها را اولویت‌بندی می‌کنید، مسیر شما مناسب و شفاف خواهد شد. بنابراین شما قادر به انجام امور به صورت پربازده خواهید بود.

  1. از یک تقویم آنلاین استفاده کنید

قبلا تقویم یک ابزار قوی جهت مدیریت زمان محسوب می‌شد. در حال حاضر و با پیشرفت تکنولوژی، تقویم‌های آنلاین نقش مهمی در استفاده‌ بهینه از زمان بازی می‌کنند. کار با این تقویم‌ها آسان بوده و به راحتی قادر به تعریف وظایف و فعالیت‌های خود به صورت روزانه و ماهانه خواهید بود.

  1. وظایف مشابه را با هم علامت‌گذاری کنید

برنامه‌های کوچک مانند گروه‌بندی فعالیت‌های مشابه با یکدیگر می‌تواند تأثیر چشمگیری بر نحوه‌ استفاده‌ مؤثر از زمان شما داشته باشد. همانطوری که می‌دانید وظایف متفاوت نوع تفکر و برنامه‌ریزی متفاوتی نیاز دارند. به جای عبور از یک فعالیت به فعالیتی دیگر که کاملاً با یکدیگر متفاوت هستند، کارهای مشابه را در امتداد یکدیگر انجام دهید. به عنوان مثال، برقراری تماس‌ها و پاسخ به ایمیل‌ها بهتر است در امتداد یکدیگر انجام شوند. به این شکل در صورت گروه‌بندی وظایف قادر به انجام فعالیت‌هایی با اولویت بالاتر هستید.

کمتر اما هوشمندانه کار کنید!

سخت‌تر کار کردن همیشه نتیجه‌ بهتر را به همراه ندارد. به یاد داشته باشید که کار کردن به طور هوشمندانه باعث پیشرفت بیشتر شما خواهد شد. تکنیک‌های ساده‌ می‌توانند شما را در رسیدن به اهداف خود کمک کنند. بهینه کردن خواب، هدف‌گذاری هوشمندانه، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت زمان، توجه به امور ضروری، اهمیت بیشتر به کیفیت انجام کار، شناخت توانایی‌های خود، استراحت مناسب در طول روز و بین فعالیت‌ها، ایجاد انگیزه، استفاده از تقویم آنلاین و دسته‌بندی وظایف مشابه به طور چشمگیری بر نحوه‌ مدیریت زمان شما تأثیرخواهد گذاشت.

منابع

blog.proofhub.com

پست های مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *